Wat als een werknemer die in Duitsland of België woont ziek wordt? Moet je als werkgever dan het loon doorbetalen volgens de Nederlandse regels of gelden de regels van het woonland? In dit artikel lees je hoe de regels werken en waar het in de praktijk nog weleens misgaat.

Wanneer geldt de Nederlandse loondoorbetalingsplicht bij grenswerkers?

Bij grensarbeiders – mensen die in het buitenland wonen maar in Nederland werken – is niet alleen de werkplek, de nationaliteit of het woonland belangrijk. De hoofdvraag is: in welk land is de werknemer sociaal verzekerd? Dat bepaalt namelijk of de werkgever het loon moet doorbetalen bij ziekte. De loondoorbetalingsplicht hangt dus niet af van het woonland.

Volgens Europese regels mag een werknemer maar in één land tegelijk verzekerd zijn. Meestal is dat het land waar gewerkt wordt – maar niet altijd. Als de werknemer bijvoorbeeld overwegend thuis werkt of als de instructies uit het buitenland komen, kan dat anders liggen. Dan moet beoordeeld worden met welk land de werknemer en de werkzaamheden het nauwst verbonden zijn.

Thuiswerkdagen tellen mee: Belgische werknemer met Nederlands contract

Stel, je hebt een werknemer die in België woont en drie dagen per week in Nederland op locatie werkt. De andere twee dagen werkt hij thuis in België. Hoewel het merendeel van het werk in Nederland plaatsvindt, kunnen die thuiswerkdagen ertoe leiden dat België als socialezekerheidsland wordt aangemerkt.

In dat geval ben je als Nederlandse werkgever misschien niet verplicht om bij ziekte het loon door te betalen volgens Nederlands recht. Toch loop je wel risico op boetes en nabetalingen van premies als blijkt dat de verzekeringsplicht verkeerd is ingeschat. Het is dus van belang om vooraf helder te hebben in welk land een werknemer sociaal verzekerd is.

Tijdelijke uitzending: Duitse werknemer tijdelijk naar Duitsland

Een werknemer woont in Duitsland en werkt normaal gesproken in Nederland, in dienst van een Nederlands bouwbedrijf. Voor een tijdelijk project wordt hij zes maanden ingezet op een bouwplaats in Duitsland. Hij blijft in dienst bij het Nederlandse bedrijf en het plan is dat hij na die drie maanden terugkeert naar zijn werk in Nederland.

A1-verklaring bij detachering: wanneer blijft Nederland bevoegd?

Hoewel hij tijdelijk in Duitsland werkt, blijft hij in deze situatie meestal sociaal verzekerd in Nederland. Voorwaarde is wel dat het om een tijdelijke uitzending gaat en dat er een A1-verklaring is afgegeven door de SVB. Die verklaring bewijst dat het Nederlandse sociale zekerheidsstelsel van toepassing blijft, ook tijdens de detachering.

Zonder A1-verklaring loop je als werkgever het risico dat Duitsland het werk daar als nieuwe hoofdbetrekking ziet. In dat geval kan Duitsland als bevoegd worden aangemerkt, wat gevolgen heeft voor de loondoorbetaling bij ziekte en de af te dragen premies. Je bent dan mogelijk niet verplicht om het loon door te betalen volgens Nederlands recht, maar je loopt wel het risico op terugvorderingen en sancties.

In welk land is de werknemer sociaal verzekerd? Regel het vooraf

Dit soort situaties lijkt overzichtelijk, maar in de praktijk zijn ze vaak juridisch en feitelijk complex. Je voorkomt veel onzekerheid door vooraf te laten beoordelen in welk land jouw werknemer sociaal verzekerd is. Dat kan veel discussie, onverwachte kosten en juridische problemen voorkomen.

Ziekmelding bij grenswerkers: waar moet je op letten?

Wordt een werknemer die in het buitenland woont ziek? Dan is het verstandig om snel duidelijkheid te krijgen over de verzekeringssituatie. Zorg dat de loondoorbetaling pas start als je zeker weet dat Nederland het bevoegde socialezekerheidsland is — en twijfel je? Laat het toetsen. Maar doe dit wel zo snel mogelijk. Als er namelijk wel een loondoorbetalingsplicht geldt, dan moet het loon op tijd betaald worden.

Ziekmelding via arts in woonland: wat mag wel en niet?

Nadat is vastgesteld waar de werknemer sociaal verzekerd is, kan bekeken worden welke rechten en plichten gelden met betrekking tot de loondoorbetaling. In het volgende deel van dit artikel, ga ik uit van een werknemer die in Nederland sociaal verzekerd is.

Bedrijfsarts of arts in woonland?

De eerste vraag die dan vaak gesteld wordt, is: moet hij naar de Nederlandse bedrijfsarts om zijn loon te krijgen? Het antwoord is: niet per se. De werknemer mag een medische verklaring laten opstellen door een arts in zijn woonland (vlg. artikel 27 van Verordening (EG) nr. Verordening (EG) 987/2009). Dat betekent dat jouw werknemer zich niet verplicht hoeft te melden bij een Nederlandse arts of bedrijfsarts. De ziekmelding en controle kunnen via een arts in het woonland verlopen.

Buitenlandse verklaring van arbeidsongeschiktheid

De verklaring van de arts uit het woonland moet een bewijs van arbeidsongeschiktheid bevatten en moet de vermoedelijke duur daarvan vermelden. Die verklaringen moeten in beginsel worden geaccepteerd door zowel het UWV als door jou als werkgever.

Vertaling van medische verklaring

Daarnaast geldt dat deze medische documenten in de taal van het woonland mogen worden opgesteld, zolang dit een officiële EU-taal is. Je mag dus geen vertaling eisen van bijvoorbeeld een Duitse Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU-Bescheinigung) of Belgische medische verklaring, tenzij er gegronde twijfel is over de inhoud.

Opvolgen ziekmelding

Het is belangrijk om duidelijke afspraken te maken over de wijze van ziekmelding, communicatie en opvolging. Zorg dat je weet wie de arts is, welke contactgegevens beschikbaar zijn en welke aanvullende informatie nodig kan zijn voor jouw verzuimverzekering of het UWV.

Buitenlandse werknemer aannemen? Check eerst de sociale zekerheid

Overweeg je om een werknemer aan te nemen die niet in Nederland woont? Controleer dan vooraf in welk land deze persoon sociaal verzekerd zal zijn. Dat voorkomt verrassingen bij ziekte of ongeval. Werk met duidelijke afspraken over werkplekken, thuiswerkdagen en aansturing. Houd het aantal thuiswerkdagen beperkt als je wilt dat Nederland het bevoegde land blijft. Vraag bij twijfel tijdig een A1-verklaring aan bij de SVB en bewaar alle documentatie. Let ook op bij uitzending of projecten in het buitenland: ook dan kan de verzekeringssituatie verschuiven. Met een goede voorbereiding voorkom je gedoe achteraf.

Tot slot: voorkom verrassingen, regel het goed

Bij ziekte van een werknemer die in het buitenland woont, is het de vraag of je als Nederlandse werkgever verplicht bent het loon door te betalen. Het antwoord hangt af van de vraag in welk land de werknemer sociaal verzekerd is – en dat is niet altijd zo eenduidig als het lijkt. Het sociale zekerheidsrecht bij ziekte van buitenlandse werknemers is een mijnenveld als je niet weet waar je op moet letten. Door vooraf helder te krijgen welk land bevoegd is en duidelijke afspraken te maken over werkplek, aansturing en ziekmelding, voorkom je discussies, boetes en onverwachte loondoorbetalingsplichten of boetes.